จัดทำข้อมูลร้องเรียนคำสั่งซื้อกระดาษสักหลาดอย่างไร
เมื่อคำสั่งซื้อมีความคลาดเคลื่อน บันทึกชัดเจนช่วยให้หารือได้เร็ว ระบุสินค้าที่ได้รับผล ข้อกำหนดที่ตกลง และหลักฐานก่อนขอให้ผู้จำหน่ายอธิบายความต่าง
โดย Merily Waterproofing · จัดหาจำนวนมากสำหรับผู้นำเข้า ผู้จัดจำหน่าย และผู้ค้าส่งวัสดุก่อสร้าง
บรรยายสิ่งที่ต่างโดยยังไม่ด่วนสรุปสาเหตุ
ส่งขาด ห่อเสียหาย และม้วนไม่ตรงข้อกำหนดที่อนุมัติ เป็นคนละประเด็น บันทึกจำนวนที่ได้รับผลและวิธีระบุ
ใช้ใบสั่งซื้อและเอกสารแนบที่อนุมัติเป็นฐาน ความชอบใหม่ของลูกค้าภายหลังไม่ใช่เรื่องเดียวกับการส่งไม่ตรงคำสั่งซื้อที่ตกลง
เก็บหลักฐานที่ใช้งานได้
ถ่ายภาพทั้งลอต ม้วนที่มีปัญหา ฉลาก และการวัดที่เกี่ยวข้อง เก็บรายการบรรจุ จำนวนรับจริง และข้อมูลส่งมอบไว้ด้วยกัน หากมีตัวอย่างเก็บอ้างอิง ให้บันทึกตัวตนตัวอย่าง
อย่าเพิ่งทิ้งบรรจุภัณฑ์เสียหายก่อนฝ่ายขนส่งหรือจัดหาได้ตรวจ ทำตามขั้นตอนแจ้งที่เกี่ยวข้องโดยเร็ว วิธีที่ต้องใช้ขึ้นกับสัญญาและข้อตกลงขนส่งจริง
ขอขั้นตอนถัดไปอย่างเจาะจง
ส่งสรุปสั้นพร้อมบันทึกสนับสนุน ขอคำชี้แจง หารือการตรวจ หรือการตอบสนองที่ตกลงกัน แยกข้อสังเกตยืนยันแล้วจากคำอธิบายที่ยังเป็นไปได้
Merily ตรวจประเด็นสินค้าและการบรรจุเทียบรหัสคำสั่งซื้อได้ คู่มือนี้เป็นรายการช่วยสื่อสาร ไม่ใช่คำมั่นชดเชยหรือสิ่งแทนเงื่อนไขเรียกร้องที่ตกลง
บันทึกไว้ในข้อมูลจัดซื้อ
| บันทึก | สิ่งที่ระบุ | ประโยชน์ |
|---|---|---|
| รหัสคำสั่งซื้อ | รายการและรุ่นที่อนุมัติ | ตั้งฐานเปรียบเทียบ |
| จำนวนที่ได้รับผล | จำนวนม้วนและวิธีระบุ | กำหนดขอบเขต |
| หลักฐานสภาพ | ภาพรวมและภาพใกล้ | แสดงข้อสังเกต |
| บันทึกการวัด | วิธี หน่วย และเครื่องมือ | ทำให้ตีความผลได้ |
คำถามจากผู้ซื้อ
ส่งแค่ภาพใกล้พอหรือไม่?
แนบภาพบริบทโดยรวมและฉลากสินค้าด้วย ภาพใกล้เพียงอย่างเดียวอาจไม่บอกว่าเป็นคำสั่งซื้อใดหรือมีผลต่อจำนวนเท่าไร
ตัวอย่างเก็บอ้างอิงยุติทุกข้อพิพาทได้หรือไม่?
ไม่ได้ เป็นหลักฐานหนึ่งส่วน สภาพขนส่ง วิธีวัด และเงื่อนไขคำสั่งซื้ออาจสำคัญด้วย
ข้อความแรกควรบอกอะไร?
ระบุคำสั่งซื้อ รายการ ข้อกำหนดที่คาด สิ่งที่พบต่าง และจำนวนที่ได้รับผล แล้วแนบบันทึกประกอบ